Automatisierter Postversand / Foto: Daria Nepriakhina

Automationsfähige Briefsendungen: Keine Kunst!

Übersicht, Vorgaben und Checkliste zur idealen Gestaltung von automationsfähigen Briefsendungen.

Die Automationsfähigkeit einer Briefsendung (Deutsche Post) besteht aus der Gestaltung der Aufschriftseite, der Maschinenfähigkeit und der Maschinenlesbarkeit. In diesem Artikel wird insbesondere die Gestaltung der Aufschriftseite besprochen und aufgezeigt, welche Punkte es bei der idealtypischen Erstellung automationsfähiger Briefsendungen zu beachten gilt.

Jeder Gestalter kennt das Problem: Man bekommt den Auftrag, ein Mailing zu gestalten, das den Empfänger optisch anspricht und „irgendwie auch noch kostengünstig versendet werden kann“. Na, dann mal ran an den Speck.

Der erste Eindruck zählt, also muss insbesondere der Briefumschlag schön werden. Ein Eyecatcher eben. Zielgruppe bedacht? Bilder und Räume wirken lassen? Gestaltungsgesetze beachtet? Trotzdem kreative, neue Ideen gemäß der Kundenanforderungen eingebracht? Und bezüglich der Versandkosten, klar – Format, Umfang und Material wurden schon in der Konzeption festgelegt, aber spielt nicht auch die Gestaltung eine Rolle bei den Versandkosten?

Ja, tut sie! Denn besonders bei einem Versand per Dialogpost (vor 2016 die Infopost) oder anderen Mengensendungen hat die Deutsche Post strikte Vorschriften in Bezug auf automationsfähige Briefsendungen [1]. Das verfolgt den Zweck, dass die Sendungen möglichst reibungslos durch eine Abfolge maschineller Schritte und Maschinen laufen sollen, ohne dass ein Eingriff durch Personal erforderlich ist.

Bei den Kriterien, die ein Mailing erfüllen muss, um als automationsfähig zu gelten, wird nach Maschinenfähigkeit, Maschinenlesbarkeit und der Gestaltung der Vorderseite unterschieden.

Was bedeutet „automationsfähig“ im Zusammenhang mit Briefversand?

Bei den Kriterien, die ein Mailing erfüllen muss, um als automationsfähig zu gelten, wird nach

  • Maschinenfähigkeit (z.B. Stabilität, Format, Verschluss- oder Falzart bei Selfmailern),
  • Maschinenlesbarkeit (Typografie des Anschriftenfelds, ist es maschinell lesbar?) und
  • der Gestaltung der Vorderseite („Aufschriftseite“)

unterschieden. Für das Layout sind insbesondere die letzten beiden Punkte interessant. Denn wenn der Scan-Vorgang zum Einlesen der Anschrift durch Grafiken, Texte oder Zeichen gestört wird, muss der Brief manuell verarbeitet werden. Und das kann zur Folge haben, dass zum Beispiel eine Dialogpost zu einem Brief aufgewertet wird, was die Portokosten mehr als verdoppeln könnte.

Automationsfähige Briefsendungen: Gestaltung der Aufschriftseite einer Postkarte
Automationsfähige Briefsendungen: Gestaltung der Aufschriftseite einer Postkarte
Automationsfähige Briefsendungen: Gestaltung der Aufschriftseite eines DIN-lang-Briefes
Automationsfähige Briefsendungen: Gestaltung der Aufschriftseite eines DIN-lang-Briefumschlags


Einen Überblick über die aktuellen Richtlinien für die Gestaltung der Aufschriftseite haben wir hier zusammengestellt, Wissenswertes zur Maschinenlesbarkeit haben wir in dem Artikel „Das 10-Punkte-Programm der Maschinenlesbarkeit von Postsendungen“ zusammengestellt.

Checkliste zur Gestaltung der Aufschriftseite

  • Die Anschrift befindet sich in der Lesezone.
  • Die Lesezone und die Codierzone sind in Weiß oder einfarbigen Pastelltönen gehalten.
  • In der Frankierzone befindet sich ausschließlich die Frankierung der Sendung (digitale Frankierung, Frankiervermerk oder Briefmarke).
  • Die Absenderangabe befindet sich in der Absenderzone oder deutlich kleiner oberhalb der Anschrift.
  • Es ragen auch nach der Produktion keine Grafiken, Etiketten, Aufkleber, Klebetabs oder Ähnliches in die Codierzone hinein.
  • Neben der Zustell- und Absenderanschrift befinden sich keine adressähnlichen Angaben auf der Aufschriftseite.
  • Auf der Rückseite sind keine Adressangaben in der Lesezone vorhanden.
  • Alle Formate von Absender-, Frankier-, Lese- und Codierzone sind eingehalten.

 

(1) Sämtliche Details zur Automationsfähigkeit von Briefsendungen entnehmen Sie dem Leitfaden Automationsfähige Briefsendungen der Deutschen Post.



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Ansprechpartner
Über den AutorJessica Pape ist Mediengestalterin Digital und Print mit der Fachrichtung Medienberatung. Sie hat ihre Ausbildung von 2012 bis 2014 bei BWH gemacht.
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