Maschinenlesbarkeit / Foto: Sergey Zolkin

Das 10-Punkte-Programm der Maschinenlesbarkeit von Briefsendungen [Infografik]

Die wichtigsten Eckpunkte zur Gestaltung von maschinenlesbaren Sendungen mit der Deutschen Post.

Für einen effizienten Mengen-Versand von Briefsendungen (z. B. Briefprodukte und Dialogpost) mit der Deutschen Post spielt neben der Maschinenfähigkeit und der Gestaltung der Aufschriftseite auch die Maschinenlesbarkeit eine wichtige Rolle.

Die Maschinenlesbarkeit wird bestimmt durch die Typografie des Anschriftenfelds, die im Verlauf des Postversands automatisch gescannt wird und somit maschinell erfassbar sein muss. Um dies zu gewährleisten, hilft es, sich an ein paar wichtigen Eckpunkten entlangzuarbeiten.

Die 10 wichtigsten Eckpunkte als Infografik:

Sie finden die Inhalte der Infografik ebenfalls in verschriftlichter Form am Ende dieses Artikels.

Stand: Dezember 2015
Gestaltung: BWH GmbH
BWH Infografik: Das 10-Punkte-Programm der Maschinenlesbarkeit

Gratis zum Download: PDF der Infografik "Das 10-Punkte-Programm der Maschinenlesbarkeit"

 

1. Maschinenlesbare Schriften

  • Serifenlose Schriften weisen eine hohe Maschinenlesbarkeit auf
  • Gut eignen sich Standardschriften wie Arial, Frutiger oder Helvetica


2. Nicht maschinenlesbare Schriften

  • Einige Schriften sind aufgrund ihres Erscheinungsbildes nicht für das maschinelle Auslesen geeignet
  • Dazu gehören Serifenschriften, konturierte Schriften, gebrochene Schriften, Kursiv-Schriften und ungleichmäßige Schriften

3. Reihenfolge für Inlandsanschriften

Folgende Reihenfolge ist zu beachten:

  • Anrede (falls gewünscht)
  • Name des Empfängers
  • Weitere Empfängerbezeichnung
  • Ortsteilangabe
  • Straße und Hausnummer (bzw. Postfach)
  • Postleitzahl und Bestimmungsort (ohne Länderkennzeichnung)

 
4. Reihenfolge für Auslandsanschriften

Als Vorbild gilt die Inlandsanschrift, außerdem ist Folgendes zu beachten:

  • Bestimmungsort immer in Großbuchstaben angeben (in der jeweiligen Sprache)
  • Länderbezeichnung in Großbuchstaben als letzte Zeile (in Englisch, Deutsch oder Französisch)
  • Ohne Länderkennzeichen


5. Wichtige Feinheiten für die Anschrift

  • Anschriftenblock linksbündig und geschlossen
  • Einheitliche Schrift und einheitlicher Schriftgrad
  • Ausschließlich lateinische Schriftzeichen und arabische Ziffern
  • Keine Unterstreichungen oder Umrahmungen
  • Anschriftenlänge maximal 10 cm
  • Anschrift mindestens zweizeilig (integrierte Firmenlogos zählen nicht als Zeile)

   
Bei fehlender Automationsfähigkeit infolge mangelhafter Maschinenlesbarkeit kann beim Dialogpost-Versand (ab 0,28 € pro Sendung) ein Aufpreis von + 0,05 € pro Sendung erhoben werden. Bei starken Abweichungen kann die Aufwertung zu einem Brief (ab 0,70 € pro Sendung) erfolgen. 


6. Die Aufschrift – Mehr als nur die Anschrift!

  • Die Anschrift bildet zusammen mit einer Vorausverfügung und/oder Absenderangabe die Aufschrift
  • Diese Angaben müssen ohne Leerzeilen oberhalb der Anschrift stehen

 
7. Die Frankierung

  • Werden Sendungen mit digitalen Frankiersystemen oder einem Absenderfreistempelabdruck frankiert bzw. mit einem Code für postalische Zusatzleistungen versehen, müssen auch diese Angaben maschinenlesbar angebracht werden


8. Druckqualität und Kontrast

  • Die Aufschrift sowie Frankierungen müssen in einem gleichmäßigen, kräftigen Druck angebracht werden
  • Die dunkle Schrift muss sich mit einem deutlichen Kontrast von einem einfarbigen, hellen Hintergrund abheben


9. Die Aufschrift gehört ins Fenster

  • Die Aufschrift, einschließlich aller Frankierungen (sofern diese im Fenster platziert sind) muss vollständig im Fenster sichtbar sein
  • Der Inhalt der Hülle darf sich nicht so weit verschieben lassen, dass Teile der Aufschrift verdeckt werden
  • Die Aufschrift muss 3 mm von allen Fensterrändern entfernt stehen
  • Das Fenster darf nicht spiegeln und muss so durchsichtig sein, dass die Aufschrift problemlos lesbar ist


10. Und sonst noch ...

  • Die Aufschrift muss parallel zur langen Seite in der Lesezone angebracht sein
  • Ausnahme: Hochformatige Groß- und Maxibriefsendungen
  • Die Aufschrift darf nicht kopfgestellt oder gestürzt positioniert werden
  • Grafische Darstellungen sowie sonstige Angaben dürfen nicht im näheren Umfeld der Aufschrift stehen
  • Briefe an Postfachinhaber immer an die Postfachanschrift adressieren
  • Soll zusätzlich zur Postfachangabe eine Straße und Hausnummer angegeben werden, muss diese oberhalb der Postfachangabe stehen
  • Eine übermäßige Wellenbildung oder eine Schweißnaht, die über der Aufschrift liegt, kann die Maschinenlesbarkeit von folienumhüllten Briefsendungen verhindern

 

Weiterlesen zum Thema: „Automationsfähige Briefsendungen: Keine Kunst!“ - Vorgaben und Checkliste zur äußeren Gestaltung eines Mailings.



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Ansprechpartner
Über den AutorJessica Pape ist Mediengestalterin Digital und Print mit der Fachrichtung Medienberatung. Sie hat ihre Ausbildung von 2012 bis 2014 bei BWH gemacht.
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