Workflowoptimierung mit Redaktionssystemen / Foto: Glen Noble

Vom DTP zum CMS – Wer braucht eigentlich ein Redaktionssystem?

Zusammenarbeit zwischen Layout, Redaktion und Administration automatisch und effizient gestalten

Es gab Zeiten, da wurde professionelles Desktop-Publishing, also das Setzen und Gestalten von Printprodukten am Bildschirm, nahezu ausschließlich mit QuarkXPress bewerkstelligt. Ob in Redaktionen von Tageszeitungen, bei der Gestaltung von Produktkatalogen in Marketingabteilungen und Agenturen oder beim Handsatz von Visitenkarten. QuarkXPress war für Profis die Wahl der Waffen.

Dann kam irgendwann Adobe mit seiner Produktfamilie aus dem Abseits und stürmte auf das gegnerische Tor. Und binnen weniger Jahre konnten die integrierten Produkte Photoshop, Illustrator und InDesign dem Marktführer Quark Paroli bieten, ja, nach Ansicht vieler sogar gänzlich den Rang ablaufen. Schon 2007 schrieb die Zeitschrift Marketing & Kommunikation in ihrer Analyse über den Einsatz von Redaktionssystemen, gerade das Ineinandergreifen der unterschiedlichen Adobe-Programme aus einer Familie sei ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieser Programme gewesen.

Es geht um Integration unterschiedlicher Arbeitsabläufe

Auch heute ist die Integration unterschiedlicher Prozesse in ein System ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Erstellung von Medien – inzwischen nicht mehr nur von Printmedien. Heute werden zusätzlich Online-Medien für Desktop, Tablet und Mobile erstellt sowie Beiträge in den sozialen Medien publiziert.

Bei der Integration von Abläufen geht es nicht nur um die Aufbereitung von Inhalten, sondern auch um deren Verwaltung und die Frage, wann welche Inhalte durch wen zu erstellen und zeitlich passend zu publizieren sind.

„Damit diese Prozessabhängigkeiten beherrschbar werden, braucht es eine Systemlösung, die einen voll integrierten Workflow […] für alle Medienkanäle unterstützt“, zitierte in Marketing & Kommunikation vor sieben Jahren Jürg Weber, CEO bei Censhare (CH).

Die einen sprechen von CMS, die anderen vom Redaktionssystem. Wer braucht eigentlich was?

Die Studie „Change Management in Fachverlagen am Beispiel der Einführung eines Redaktionssystems“ von Ehrhardt F. Heinold und PD Dr. Svenja Hagenhoff schreibt zu Redaktionssystemen: „Ursprünglich wurden Redaktionssysteme für die Erstellung von Printprodukten, vor allem Zeitungen und Zeitschriften eingesetzt. Inzwischen haben viele dieser Systeme ihren Funktionsumfang erweitert und werden zum Management von Inhalten jeder Art und für die Produktion in allen Medienformaten (Print, online, offline, mobil) verwendet. Redaktionssysteme wandeln sich so zu allgemeinen Content Management Systemen (CMS), die die gesamte Wertschöpfungskette […] abbilden.“

Auch Geschäftsberichte, an denen meistens mehrere Unternehmen (z.B. Aktiengesellschaft, Designagentur, Texter, Übersetzer) beteiligt sind, werden vielfach mithilfe von Redaktionssystemen erstellt.


Auch die Firma people text, ein Dienstleister für technische Dokumentation aus München, sieht Redaktionssysteme nicht nur im Verlag, sondern gerade auch in der technischen Dokumentation. Dort unterscheidet man so: „CMS [Content Management Systeme] werden in verschiedenen Medien verwendet, zum Beispiel für die Erstellung von Webseiten. Die speziellen CMS, die in der Technischen Dokumentation zum Einsatz kommen, werden auch als Redaktionssystem bezeichnet.“ people text hält die Einführung eines Redaktionssystems bei technischen Dokumentationen grundsätzlich für überlegenswert.

Es ist also keineswegs so, dass nur große Verlage ein Redaktionssystem brauchen. Auch Geschäftsberichte, an denen meistens mehrere Unternehmen (z.B. Aktiengesellschaft, Designagentur, Texter, Übersetzer) beteiligt sind, werden vielfach mithilfe von Redaktionssystemen erstellt.

Redaktionssysteme sorgen für Effizienz

Ein Redaktionssystem oder CMS hilft in kurzen Produktionszeiten redaktionelle Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen und die jeweiligen Kanäle aufzubereiten. Die unterschiedlichen Ausgaben der einzelnen Ausgabemedien sollen dabei mit automatisierten Prozessen gespeist werden. „Die Grundaufgabe eines Redaktionssystems besteht darin, die Zusammenarbeit zwischen Layout, Redaktion und Administration automatisch und effizient zu gestalten.“ (WorldofPrint 10/2014, S. 15). Diese Aufgabe gibt es aber nicht nur in Verlagen und Redaktionen, sondern ebenso in Marketingabteilungen von Unternehmen, in und zwischen Agenturen.

„Die Grundaufgabe eines Redaktionssystems besteht darin, die Zusammenarbeit zwischen Layout, Redaktion und Administration automatisch und effizient zu gestalten.“

WorldofPrint 10/2014

 

Internetfähige Redaktionssysteme, die meistenteils über ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtesystem verfügen, ermöglichen es, mehrere Player an einen Desktop zu bringen, gleichgültig, ob das nun unterschiedliche Abteilungen eines Verlages sind oder unterschiedliche Beteiligte verschiedener Unternehmen an einem Herstellungsprozess. In allen Unternehmen werden die Anforderungen durch mehrkanaliges Publizieren höher denn je.

WorldofPrint hat 20 Redaktionssysteme von 18 Anbietern vergleichend nebeneinandergestellt und ist der Überzeugung, dass „ein leistungsfähiges Redaktions- und Verwaltungssystem oft die Grundlage dafür bildet, dass diese Medienkanäle überhaupt bedient werden können“.

Kleine Verlage scheuen häufiger die Einführung

Als Gründe, warum die meist kleineren untersuchten Fachverlage diesen Weg bis dato nicht gegangen sind, wurden hohe Investitionskosten, fehlende Ressourcen und fehlendes Know-how angegeben. Auch schien das Abstellen von Mitarbeitern für solch einen Umstrukturierungsprozess oft nicht möglich. Insgesamt gab es aber einen hohen Schulungsbedarf von Mitarbeitern, die meistenteils „Print“ gelernt haben, hinsichtlich der Möglichkeiten der Produktgestaltung im Digitalen.

„Ohne den Einsatz eines Redaktionssystems sind die Arbeiten in einem modernen Medienunternehmen heute kaum noch oder nur auf sehr ineffiziente Art zu leisten.“

Ehrhardt F. Heinold/PD Dr. Svenja Hagenhoff, Change Management in Fachverlagen


Nicht nur positive Auswirkungen

Laut Studie von Heinold und Dr. Hagenhoff hat die Einführung eines Redaktionssystems unterschiedliche Auswirkungen, „und zwar sowohl beabsichtigte wie die Effizienzsteigerung oder die Mehrfachverwertung von Inhalten als auch unbeabsichtigte wie die Widerstände oder sogar Existenzängste von Mitarbeitern“. In jedem Fall sei die Einführung „eine fundamentale Veränderung“, die Auswirkungen auf Aufbau- und Ablauforganisation, auf Kultur und Technologie eines Verlages habe.

Dennoch scheint eine solche Einführung unumgänglich, denn in derselben Studie heißt es: „Ohne den Einsatz eines Redaktionssystems sind die Arbeiten in einem modernen Medienunternehmen heute kaum noch oder nur auf sehr ineffiziente Art zu leisten.“

Eine Fallstudie des Ärzte-Verlages, die Teil der o.g. Studie ist, wird nach Einführung des Redaktionssystems resümiert: „Vor allem die Zusammenarbeit zwischen Redaktion, Herstellung, Anzeigenabteilung und Grafik haben sich durch den Einsatz IT-gestützter Kommunikationstools entscheidend vereinfacht, weil alle an einem Objekt beteiligten Personen den gleichen Arbeitsstand auf dem Bildschirm vorfinden.“

Fazit: Die Einführung eines Redaktionssystems lohnt sich nicht nur für Verlage. Gerade wenn es um die Koordinierung mehrerer Player geht und/oder um die Mehrfachnutzung von Inhalten und die Veröffentlichung in unterschiedlichen Medienkanälen, erscheint eine Prüfung sinnvoll. Mit der Einführung einher geht immer eine organisatorische Veränderung der Arbeitsabläufe. Meistens gibt es parallel dazu eine Veränderung von einer ursprünglich sehr printlastigen Arbeitsweise zur Medienneutralität. Dieser Change-Management-Prozess verläuft geplant oder ungeplant. Aber er findet statt. Die Beteiligten an Fallstudien bescheinigen Synergieeffekte durch die Einführung und eine Effizienzsteigerung.

 

Quellen & Literatur:

  • Ruedi Ulmann, Effizientere, schnellere Publikationsprozesse. In: Marketing & Kommunikation 12/07
  • Automation für Redaktionen. In: World of Print 10/2014
  • people text, München
  • eLibrary: Svenja Hagenhoff/Simone Pfahler, Der Einsatz von Content-Management-Systemen beim crossmedialen Publizieren in Fachverlagen: Ergebnisse einer Erhebung, Erlangen/Nürnberg 2013
  • Ehrhardt F. Heinold/PD Dr. Svenja Hagenhoff, Change Management in Fachverlagen. Am Beispiel der Einführung eines Redaktionssystems. Brancheninformation der Deutschen Fachpresse Nr. 2 (2010) als PDF

 

 



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Über den AutorThomas Masselink ist Geschäftsführer des Mediendienstleisters BWH, Germanist und Historiker. Er schreibt über Fachthemen und Kolumnen rund um die Arbeitswelt und das tägliche Leben.
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