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Einmal Datenaufbereitung zum Mitnehmen bitte! Individuelle Hilfs-Skripte // Foto: Daniel Jensen

Einmal Datenaufbereitung zum Mitnehmen bitte!

Schon einmal über individuelle Hilfs-Skripte zur Datenaufbereitung nachgedacht, die Ihnen alltägliche Aufgaben abnehmen und automatisieren?

Sei es Datenaufbereitung, automatisierte Datenbereinigung, etwas Pepp auf der Website oder der alltägliche Wahnsinn, der sich immer wieder mit denselben Handgriffen am Computer wiederholt. Kleine Hilfs-Skripte können viel von alltäglicher, immer wiederkehrender Arbeit abnehmen. Viele Anwendungsfälle und ein echtes Beispiel zum Herunterladen gibt es in diesem Artikel.

Datenaufbereitung, wer braucht denn so was!?

Sind Sie der Typ, der gerne stundenlang die gleichen Angelegenheiten monoton abarbeitet oder den ganzen Tag damit verbringt, inkonsistente Daten zu bereinigen? Mögen Sie es, ständig für Dinge aus der Arbeit gerissen zu werden, die auch automatisch erledigt werden könnten? Finden Sie (scheinbar) unnötige Verwaltungsaufgaben spannend?

Ja? Dann brauchen Sie ab hier gar nicht weiterlesen.

Als Web-Entwickler habe ich den Wunsch, zeitraubende und wiederkehrende Aufgaben mit Datenaufbereitung zu automatisieren und zu vereinfachen, um dadurch effizienter arbeiten zu können und Zeit zu sparen. Die meisten unserer Kunden übrigens auch.

Und da diese gerne Zeit und Nerven sparen, habe ich auch dort schon viele Problemfälle durch kleine Hilfs-Skripte beseitigt.

Ob es um

  • die Komprimierung mehrerer Excel-Tabellen zu einem Austauschformat wie XML,
  • unterschiedlich gepflegte Adressverteiler,
  • Schnittstellen zwischen Online-Shop und Finanzbuchhaltung,
  • die Generierung von Stichwortverzeichnissen,
  • Datenbankbereinigung,
  • komplexe Datenverarbeitung

oder tägliche Datenmigrationen ging: In vielen Fällen war dies mit wenig Aufwand schnell umgesetzt und die Produktion von da an gewinnbringender. Für beide Seiten.

Warum macht das dann nicht jeder?

Gute Frage!

Vermutlich wissen viele nicht, dass das bestehende Problem überhaupt eines ist und dass es durch eine Datenaufbereitung mit einer Hilfsprogrammierung zu lösen wäre.

Programmierung klingt ja auch gleich so kompliziert. Meist wird die ermüdende Arbeit einfach stumpf abgearbeitet.

Oder wussten Sie, dass

  • man auch in Excel mit sogenannten Makros arbeiten kann, die z.B. automatisch Tabellenspalten löschen oder Tabellen zusammenführen können?
  • man Layout-Programme wie InDesign um Funktionen erweitern kann, die einem einen Großteil der Pixelschubserei abnehmen?
  • jeden Tag automatisch E-Mails mit Daten an bestimmte definierte Empfänger, z.B. Partnerfirmen, verschickt werden können?

Ja? Perfekt! Wenn Sie jetzt auch schon wissen, wie das geht, dann lesen Sie halt ab hier nicht weiter.

Wir glauben allerdings, dass die wenigsten einen Entwickler im Haus oder an der Hand haben, der diese individuellen Aufgaben übernehmen kann.

Woher soll's denn kommen?

Da wird es spannend, denn es ist nicht immer leicht zu erkennen, an welcher Stelle ein Hilfs-Skript zur Datenaufbereitung zum Einsatz kommen kann und welcher Dienstleister geeignet ist, eine Lösung zu schaffen.

Nur mal so als Beispiel:
Auf Ihre Anfrage, was das verzweifelte Wehklagen aus Richtung der Finanzbuchhaltung zu bedeuten hat, erfahren Sie, dass die dort verwendete Software nicht in der Lage ist, doppelte Adresseinträge zu löschen. Das ist selten, kommt aber hier und da noch vor. Was nicht so selten ist, ist die Antwort des Software-Anbieters, der verspricht, das Problem in die Agenda aufzunehmen und mit einem Update 2025 zu lösen.

Super, was nun?
Auf eine neue Software umsteigen möchten wohl die wenigsten, denn das Wehklagen der Kollegen wird dann garantiert noch leidvoller.

Hier muss eine Alternative her.
Also schnell die Suchmaschine Ihres Vertrauens zur Hand genommen und das Problem geschildert. Sie werden feststellen, dass die ersten zehn Einträge auf die Seite des besagten Software-Anbieters führen und der Rest technisches Kauderwelsch ist. O.K., wer Spaß an Anleitungsvideos hat, kann sich da gern durcharbeiten. Ich habe auf diese Weise mal meinen Trockner repariert.

Aber mal im Ernst, am besten wenden Sie sich in so einem Fall an Softwarefirmen, Mediendienstleister oder einen freien Entwickler. Letzteren findet man auch gut auf sozialen Plattformen. Hat man ein anderes Problem, z.B. was Layoutprobleme in Druckobjekten angeht, ist es manchmal auch von Erfolg gekrönt, die engagierte Werbeagentur oder Druckerei anzusprechen. Diese haben oft Abteilungen für digitale Medien und bieten auch Programmierarbeiten für automatisierte Datenaufbereitung an.

Unabhängig davon, wen Sie letztendlich kontaktiert haben, ein kompetenter Dienstleister wird empfehlen, in Form einer Machbarkeitsanalyse erst einmal zu prüfen, ob eine Automatisierung der Datenaufbereitung überhaupt zielführend ist.

Als Weiteres wird auch geprüft, inwieweit der Wunsch überhaupt realisierbar ist und wenn nicht, welche Alternativen es gibt.

Im Fall der Finanzbuchhaltungssoftware wäre übrigens ein gangbarer Weg, den besagten Softwarehersteller zu kontaktieren, ob es möglich wäre, direkten Zugriff auf die Datenbank zur Datenbereinigung zu erhalten. Dann lässt sich ein kleines Hilfs-Skript zum Löschen doppelter Einträge schreiben, welches von den Kollegen nach Bedarf aufgerufen werden kann – und schon sind alle wieder glücklich. Vermutlich wird dieses Hilfs-Skript auch etwas kosten, aber bestimmt weniger als die Jahresration Ohrenstöpsel, die Sie brauchen, um weiterhin das Gejammer zu ertragen.

Jetzt aber mal Butter bei die Fische!

In diesem Beispiel stelle ich Ihnen ein kleines Skript vor. Es ist auch gut zum Ausprobieren, vorausgesetzt, Sie haben Adobe Illustrator auf Ihrem Computer.
 
Kurz und knapp gesagt:
Es geht um eine Problematik im Layoutbereich. Der Grafiker muss auf mehreren Seiten verschiedene Objekte einzeln anfassen, kopieren, um ein paar Millimeter verkleinern und die Kopie innerhalb des Originalobjekts zentrieren.

Hilfs-Skript für Layoutbereich - ein Dokument mit Objekten, geöffnet in Adobe Illustrator.
Jedes Objekt wird einzeln angefasst, verkleinert und zentriert.
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte  für Layoutbereich - Dokument mit Objekten, geöffnet in Adobe Illustrator

Das Hilfs-Skript soll es dem Grafiker nun ermöglichen, diesen Vorgang in einem von ihm ausgewählten Bereich –  auf Knopfdruck – automatisch zu erledigen. So dass er nur noch pro Seite einmal die Objekte auswählen und klicken muss. Das spart auf dieser Beispielseite viele Klicks.

Objekt auswählen.
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte  für Layoutbereich - Dokument geöffnet in Adobe Illustrator - Objekt auswählen
Skript auswählen und starten.
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte  für Layoutbereich - Dokument geöffnet in Adobe Illustrator - Skript auswählen und starten
Das Ergebnis nach dem Skript:
alle in der Auswahl vorhandenen Objekte wurden mit einem Klick angepasst.
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte für Layoutbereich - Ergebnis nach dem Skript: alle Objekte wurden mit einem Klick angepasst.
Anleitung zum Ausprobieren
Wer im Besitz eines Illustrators ist und es ausprobieren möchte, kann es mit dieser Anleitung probieren.
Die Skriptdatei und Illustrator Testdatei hier downloaden und im passenden Adobe Illustrator Ordner deponieren. Dann erscheint diese nach dem nächsten Illustrator-Start im Menü Datei > Scripten und kann direkt angeklickt werden.
Der passende Ordner ist im Illustrator-Programmordner zu finden. Bei einer Windowsversion vom Illustrator ist das zum Beispiel C:\Program Files\Adobe\Adobe Illustrator.
Navigieren Sie nun in den Unterordner Vorgaben -> Presets\de_DE\Skripten, und legen Sie die Scriptdatei hier hinein.
Dann den Illustrator und unsere Testdatei öffnen. Danach die gewünschten Objekte auswählen. Als Nächstes kann das Skript, wie in dem Screenshot (Abb. 2) über den Reiter Datei->Skripten-> Objekt_vekleinern_und_zentriert_kopieren ausgeführt werden.

 


Gibt es diese Hilfs-Skripte zur Datenaufbereitung auch eine Nummer größer?

Sollte das Problem mit einem so kleinen Hilfs-Skript, wie im vorherigen Beispiel, nicht erschlagen sein, lege ich auch gern noch eins drauf. Dieses zweite Beispiel ist ein hauseigener Fall: die Erfüllung der DSGVO in Bezug auf von Kunden angelieferten Daten.

Seit Mai 2018 dürfen bei uns im Unternehmen keine personenbezogenen Daten mehr per E-Mail verschickt werden. Stattdessen werden diese Daten an einem zentralen Ort gespeichert. So ist sichergestellt, dass niemand Unbefugtes darauf zugreift und außerdem alle personenbezogenen Daten 90 Tage nach Auftragsabschluss wieder gelöscht werden.

Um dies zu realisieren, haben wir ein Upload-Center erstellt, über welches unsere Kunden ihre Daten auftragsbezogen hochladen. Dieses verschafft einen genauen Überblick, welche Daten wo gespeichert wurden und was gerade damit geschieht. Dazu sind die Daten nur für einen bestimmten Personenkreis sichtbar.

Startseite des BWH Upload-Centers.
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte - Startseite des BWH Upload-Centers
Übersicht der hochgeladenen Daten
Foto: BWH
Datenaufbereitung und Hilfs-Skripte - Übersicht der hochgeladenen Daten

 


Gibt’s das Gleiche auch in Grün?

Zum Schluss noch ein paar weitere mögliche Anwendungsfälle für Datenaufbereitung und Datenbereinigung:

Optimierung beim Setzen von Printprodukten
Größere Printprodukte haben häufig Bereiche, die den Mediengestalter an den Rand des Wahnsinns treiben, da viel Copy & Paste, Hin- und Her-Geschiebe und Ausrichtung notwendig ist. Dazu gehören meist Indizes, Stichwortverzeichnisse, Kalender oder z.B. komplexe Preislisten. Nicht immer lässt sich das gesamte Produkt automatisieren. Bereiche, wie oben genannt, bieten sich für eine automatisierte Datenaufbereitung allerdings an.
Diagramme aus Excel-Tabellen für Präsentationen
Tabellen mit Zahlen, Werten, Texten können ganz einfach als Diagramm generiert und für Präsentationen genutzt werden.
Schnittstellen-Programme für den kleinen Einsatzzweck
Schnittstellen werden häufig zu horrenden Preisen angeboten. Schnittstellen können aber auch für kleine Aufgaben verwendet werden. Zum Beispiel für einen Freigabeprozess der Inhalte einer App im App Store. Oder um von extern Rechnungen in einer Finanzbuchhaltungssoftware zu erzeugen.
Excel unterstützt Hilfsprogramme über eigene Makros
Unterschiedlich gepflegte Excel-Tabellen sollen zu einer Datei mit einer einheitlich gewünschten Struktur zusammengeführt werden. Oder Daten sollen geprüft und verrechnet oder Dubletten gelöscht werden. Schon mal an Makros gedacht?
Datenbankbereinigung bei kleineren Webanwendungen
Manch kleines Webtool hat nicht genügend Optionen in der Eingabemaske, um alle Aufgaben in der dazu angeschlossenen Datenbank zu bewältigen. Sollen z.B. in einer Abonnentendatenbank mehrere Adressen unter einer PLZ gelöscht werden, braucht es in der Datenbank eigentlich nur einen einzigen Befehl, um dies zu erledigen -> kann aber ziemlich langwierig werden, wenn das Tool im Frontend nicht über eine entsprechende Löschfunktion verfügt.
Hilfe in der Adressverwaltung für Print-Mailings
Jeder, der schon mal eine Mailing-Kampagne erstellt und durchgeführt hat, weiß, wie viel Arbeit es ist, Adressen nach entsprechenden Vorgaben zu pflegen. Dazu kann dann auch noch eine QR- oder Gewinncode-Generierung kommen, welche ohne Hilfsprogramme sehr fehleranfällig und zeitaufwendig sein kann.
Automatisierte Skripte und Kontroll-Skripte mit z.B. E-Mail-Benachrichtigung
Nach Vorschriften der DSGVO müssen Kundenadressen, die nicht mehr verwendet werden, nach spätestens einem Jahr gelöscht werden. Wie soll ich das denn jetzt machen?! Ganz einfach, mit einem Hilfs-Skript. Die Logik dahinter ist in den meisten Fällen recht einfach.

 

Sehr beliebt ist auch eine kleine Anwendung, die ein Korrektur-PDF über einen Hotfolder direkt an den Kunden und den dazugehörigen Sachbearbeiter verschickt. Mir fällt auch noch mehr ein, wenn ich länger drüber nachdenke.

Haben Sie bei sich schon Arbeitsaufwand gefunden, den man mit einem Hilfs-Skript automatisieren kann?

 

Titelbild: Daniel Jensen (unsplash)



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Über den AutorPhilip Girotto ist Web-Entwickler bei BWH mit langjähriger Berufserfahrung. Durch seine frühere Tätigkeit in der Medienbranche hat er viel Wissen über Layout-, und Textverarbeitungs-Software und ist spezialisiert Print und Web zu vereinen.
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Über den AutorPhilip Girotto ist Web-Entwickler bei BWH mit langjähriger Berufserfahrung. Durch seine frühere Tätigkeit in der Medienbranche hat er viel Wissen über Layout-, und Textverarbeitungs-Software und ist spezialisiert Print und Web zu vereinen.
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